Privacybeleid

Laatst vastgesteld op 1 oktober 2026

Wie wij zijn

Schiphol Meet and Assist is een dienst van Airport Facility Services B.V. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

Airport Facility Services B.V.
Postbus 75061, 1117 ZP Schiphol
Kamer van Koophandel 34087474
info@schipholmeetandassist.com

Welke gegevens wij verwerken

Wanneer je onze website gebruikt, contact met ons opneemt of een dienst boekt, verwerken wij:

• je naam en contactgegevens, waaronder e-mailadres en telefoonnummer

• je adresgegevens

• de gegevens van je boeking en je reis, zoals vluchtnummer, datum, tijd, bestemming en reisklasse

• de gegevens van de passagiers die meereizen, voor zover wij die nodig hebben om de dienst uit te voeren

• je bedrijfsnaam en btw-nummer, als je zakelijk boekt

• je betaal- en transactiegegevens

• je IP-adres en gegevens over je gebruik van onze website

Wij vragen niet meer dan wij nodig hebben. Velden die niet verplicht zijn, mag je leeg laten.

Waarvoor wij je gegevens gebruiken

Wij gebruiken je gegevens voor:

• het uitvoeren van je boeking en het leveren van de dienst

• het bevestigen van je boeking en het informeren van jou over je dienst

• het beantwoorden van je vragen en het afhandelen van klachten

• het opstellen en versturen van facturen en het voeren van onze administratie

• het beveiligen van onze website en formulieren tegen misbruik

• het vragen om een beoordeling van onze dienstverlening

• het verbeteren van onze dienstverlening

De grondslagen daarvoor zijn: de uitvoering van de overeenkomst die je met ons sluit, het nakomen van wettelijke verplichtingen zoals de fiscale bewaarplicht, en ons gerechtvaardigd belang bij een veilige website en een goede dienstverlening. Waar wij je toestemming nodig hebben, vragen wij die vooraf en kun je die op elk moment intrekken.

Hoe lang wij je gegevens bewaren

• Een boeking die niet is betaald, verwijderen wij automatisch 25 uur nadat die is aangemaakt.

• Boekings- en reisgegevens bewaren wij tot twee jaar na de datum van de dienst.

• Je klantaccount bewaren wij zolang je het gebruikt. Zeg je het op, of blijft het twee jaar ongebruikt, dan verwijderen wij het.

• Facturen en de onderliggende administratie bewaren wij zeven jaar. Dat is de fiscale bewaarplicht en daar kunnen wij niet van afwijken.

Moeten wij gegevens op grond van een wettelijke verplichting langer bewaren, dan houden wij ons aan die termijn. Daarna verwijderen of anonimiseren wij ze.

Met wie wij je gegevens delen

Wij verkopen je gegevens niet en geven ze niet door voor reclamedoeleinden. Wel schakelen wij andere partijen in om onze dienst te kunnen leveren.

Dit zijn de partijen en wat zij van je zien:

• Kyano Digital bouwt, host en beheert onze website en ons boekingssysteem en kan daarbij bij alle opgeslagen gegevens.

• Onze hostingpartij levert de servers waarop de website en het boekingssysteem draaien. Die staan in een datacenter binnen de Europese Unie.

• Mailgun verstuurt onze e-mails, zoals je boekingsbevestiging. Mailgun verwerkt in de Europese regio.

• Bird verstuurt onze sms-berichten met een verificatiecode voor tweestapsverificatie en accountherstel. Daarvoor delen wij je telefoonnummer. Bird verwerkt in de Europese regio.

• Mollie handelt onze online betalingen af. Wij sturen alleen het bedrag, een omschrijving met het boekingsnummer, de dienst en de datum, de taal en ons interne boekingsnummer. Wij sturen geen naam, e-mailadres of adres mee. Wat je zelf bij Mollie invult om te betalen, bijvoorbeeld je bankgegevens, verwerkt Mollie onder haar eigen privacybeleid.

• WeFact maakt onze facturen. Daarvoor delen wij je naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, bedrijfsnaam, btw-nummer en de factuurregels. Vlucht- en passagiersgegevens gaan daar niet heen.

• AccountView is onze boekhouding en ontvangt dezelfde factuur- en debiteurgegevens als WeFact.

• Google reCAPTCHA beschermt onze formulieren tegen misbruik. Google verwerkt daarvoor onder andere je IP-adres en gegevens over je gebruik van de pagina.

• VIES, de btw-controledienst van de Europese Commissie, controleert het btw-nummer van zakelijke klanten. Alleen dat nummer gaat erheen.

• YouTube of Vimeo ziet je IP-adres als op een pagina een video staat. Wij gebruiken daarbij de privacyvriendelijke modus.

Daarnaast delen wij je reisgegevens binnen onze eigen organisatie met de host die jouw dienst uitvoert, zodat die je op de afgesproken plek kan opvangen.

Wij vragen bij Schiphol en in de luchthavendatabase vluchtgegevens op. Daarbij geven wij alleen een vluchtnummer, een datum en een luchthavencode door, geen persoonsgegevens.

Verder delen wij je gegevens alleen als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Cookies en meetgegevens

Wij gebruiken geen analytics en volgen je niet voor advertenties. Er draait geen enkele tracking op onze website.

Wel laadt Google reCAPTCHA op onze pagina's. Dat is nodig om onze formulieren tegen misbruik te beschermen, en daarbij verwerkt Google je IP-adres en gegevens over je gebruik van de pagina.

Je kunt cookies weigeren of verwijderen via de instellingen van je browser. Blokkeer je alles, dan werken sommige onderdelen van de website mogelijk niet meer.

Hoe wij je gegevens beveiligen

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking. Onze servers staan binnen de Europese Unie en het verkeer met onze website is versleuteld.

Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• je gegevens in te zien

• je gegevens te laten corrigeren

• je gegevens te laten verwijderen, voor zover wij ze niet wettelijk moeten bewaren

• de verwerking te laten beperken

• bezwaar te maken tegen de verwerking

• je gegevens in een gangbaar bestandsformaat te ontvangen of te laten overdragen

• een gegeven toestemming weer in te trekken

Stuur je verzoek naar info@schipholmeetandassist.com. Wij reageren binnen een maand. Hebben wij meer tijd nodig, dan laten wij je dat binnen die maand weten.

Vragen of een klacht

Heb je een vraag over dit privacybeleid of over wat wij met je gegevens doen, mail dan naar info@schipholmeetandassist.com.

Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Wij passen dit privacybeleid aan als onze dienstverlening of de regels daarom vragen. Bovenaan deze pagina staat wanneer de huidige versie is vastgesteld.